Как архивировать документы?

Как архивировать документы?

Проблема архивирования документов — это не только вопрос индивидуальных предпочтений данного лица, но обычно требование, установленное соответствующими правовыми нормами. Например, каждая компания в соответствии с Законом о бухгалтерском учете обязана хранить большую часть учетных документов сроком на пять лет и годовые счета в течение всего периода эксплуатации. С учетом вышеизложенного вы должны знать некоторые важные проблемы, связанные с архивированием данных, как бумажных, так и электронных:

1 Бумажные документы очень чувствительны к влаге, свету и плесени. Для их безопасного хранения необходимо поместить их в помещение, которое является настолько сухим, воздушным, насколько возможно, и освещено искусственным светом, возможно, не очень ярким.

2 С течением времени количество документации может быстро расти — поэтому будьте заранее подготовлены, организовав комнату, предназначенную для нужд архива, оборудованного соответствующими шкафами или сильными полками, доступ к которым будет легко с обеих сторон.

3 Необходимо обеспечить добросовестную регистрацию документов, размещенных в архивах, чтобы их будущий быстрый поиск не создавал трудностей.

4 Важные документы должны быть сделаны в копиях, в том числе электронных (фотокопия, микропленка, сканирование и т. Д.).

5 Электронные документы должны безошибочно копироваться на несколько разных носителей и храниться в местах для этих защищенных носителей (в случае компакт-дисков / DVD-дисков при комнатной температуре, с кассеты стримеров в местах, не подверженных воздействию внешних магнитных полей и т. д.)

6 В случае большого количества документов или неблагоприятных жилищных условий учитывайте возможность использования профессиональной компании, предлагающей услуги архивирования документов.

Добавить комментарий